Alin Ivan

Bugetarea înseamnă socoteala banilor de care aveți nevoie ca să vă realizați planurile. Bugetarea conține, pe de o parte, veniturile, pe de altă parte, cheltuielile.

Ca să țineți bine compania în mână, trebuie să fiți atenți cu bugetul, să nu vă puneți cheltuieli supradimensionate în speranța unor venituri nerealiste. Încercați, dimpotrivă, să fiți cât mai prudenți în estimarea veniturilor viitoare și a cheltuielilor. Pe cât posibil, să nu vă ia nici o cheltuială prin suprindere și să aveți pregătită o sursă de finanțare pentru ea.

Instrumente

Sunt trei instrumente necesare (și suficiente) pentru o bugetare corectă:

1. Calculația de costuri – arată care sunt cheltuielile pe care le veți avea atunci când faceți un anumit volum de produse sau servicii. De asemenea, arată care sunt veniturile pe care le veți obține atunci când veți vinde aceste produse sau servicii. Ce nu vă arată este cerința pe piață a produselor și serviciilor pe care le veți produce și (sperăm) vinde
2. Analiza investițiilor – arată care sunt investițiile necesare în echipamente, tehnologie, consultanță, etc. De asemenea, arată și modul în care se va recupera această investiție, pentru a avea bani la dispoziție pentru o investiție ulterioară (evident, în cazul în care produsele și servicii se vor vinde)
3. Fluxul de numerar – arată care sunt momentele (foarte precis, zilele) în care firma are bani și momentele în care firma are nevoie de bani (și aveți nevoie de credit). Fluxul de numerar (cash flow) este suma primelor două instrumente (la care se pot adăuga și alte elemente de cost sau de venit).

Modul în care folosiți aceste trei instrumente va fi detaliat în articole viitoare.

Lumea de azi

Teoria spune că bugetarea trebuie să fie făcută pe o perioadă cât mai lungă (unu – trei ani), să avem previzibilitate. Dar lumea în care trăim ne cere o adaptare permanentă, așadar practica ne învață să facem bugetări scurte (trei – șase luni) , realiste și pe care să le prelungim la fiecare lună (după ce a trevut prima lună din cele trei bugetate, bugetăm luna a patra, astfel încât să avem permanent trei luni bugetate). Cu investițiile este puțin mai problematic, dar vin și acolo cu ceva idei.

Vă doresc succes în business!

Strategia este un mod de a vedea punctul în care organizația trebuie să ajungă și de a imagina drumul către acel punct și modul de a călători către acel punct.

Astfel definită, strategia este o temă foarte personală a managerului, pentru că el este acea persoană care trebuie să conducă firma prin mediul economic, printre competitori, printre cerințele tehnologice, furnizori, clienți, etc.

Punctul de strategie

Prima parte, punctul unde compania trebuie să fie în viitor (în viitorul apropiat, în 3 – 5 ani) este sarcina managerului cu ajutorul celor mai importanți oameni din cadrul firmei (directorul de vânzări, producție, furnizori, managerii regionali, dacă este cazul). Această parte a strategiei poate fi realizată într-una sau mai multe zile (în funcție de mărimea organizației, disponibilitatea staff-ului, etc.). Poate fi necesar sprijinul unui consultant care poate facilita organizarea și structurarea întâlnirii și poate ajuta la tragerea concluziilor.

Drumul de strategie

A doua parte, imaginarea drumului din punctul prezent către punctul viitor, este cea mai interesantă parte a unui proiect de strategie. Aici foarte multe organizații trebuie să fie implicate, în special clienții, pentru că ei sunt beneficiarii finali ai strategiei implementate de companie. Clienții trebuie să fie întrebați ce vor să cumpere în viitor, cum văd viitoarele produse, ce le place (și ce nu le place) la produsele actuale și la modelul de business. Tot aici, în a doua parte, trebuie să fie realizate câteva analize strategice (SWOT, VRIO, CAGE, etc.) pentru a vedea real care este poziția firmei față de concurență, față de clienți, de furnizori, de angajați și față de toate celelalte organizații printre care navighează compania. Asta este cea mai importantă parte și trebuie să fi făcută de manager împreună cu un consultant sau un grup de consultanți.

Călătoria de strategie

A treia parte a strategiei este realizarea unui plan de afaceri primar și un sistem de controlling pentru a ajuta compania să navigheze din punctul actual în punctul viitor.

Acest plan de afaceri primar va evalua viitoarele cifre de afaceri și costuri, capacitatea de producție necesară (inclusiv subcontractările sau nevoile ulterioare de subcontractare), oamenii implicați și responsabili de diversele acțiuni din cadrul strategiei. De asemenea, în planul de afaceri trebuie definiți indicatorii necesari pentru conducerea companiei, indicatori pe care managerul îi cere pentru a vedea starea permanentă a proceselor interne, investițiilor, producției, vânzărilor, etc. Din nou, persoanele implicate în elaborarea acestei a treia părți sunt managerul și consultantul.

Strategia arată direcția pe care compania trebuie să o aibă. Managerul este responsabil de implementarea strategiei și trebuie să aibă încrederea în ea;

Cu toate acestea, procesele și cultura internă a companiei (care sunt foarte conservatoare) vor eroda strategia în fiecare zi, încercând să aducă firma la vechile metehne.  

Despre elementele cuprinse, cum ar fi organizarea internă, bugetarea, calculațiile, în articolele imediat următoare.

Succes în business!

O firmă se conduce prin faptul că se auto conduce. Managementul modern elimină ideea de „șef intern” și aduce ideea de echipă care trage în aceeași direcție în numele unui țel comun. Țelul comun, exprimat de către proprietar, sau de către manager, este elementul pentru care echipa se adună să îndeplinească dorințele clientului. Clientul este adevăratul șef. Managerul are doar rolul de a se asigura că echipa pe care o sprijină îndeplinește cerințele clientului. Rolul managerului se transferă de la cel care dă ordine și așteaptă să fie îndeplinite, către cel de sfătuitor, de consultant intern. El va sfătui membrii echipei ce să facă și să dreagă astfel încât clientul să fie mulțumit.

De aceea scriam în articolul anterior că în firmă trebuie păstrat echilibrul între sistemul de producție și cel social; nu pot exista unul fără celălalt. Echipa trebuie să fie unită și să aibă încredere unii în alții (fie și doar încredere că fiecare își va îndeplini sarcinile). Cerințele clientului devin obiective pe termen scurt, iar sarcinile se vor distribui în interiorul echipei. Managerul va urmări, va da sfaturi, eventual va interveni dacă este necesar.

De ce importantă flexibilitatea

Echipa se va constitui în funcție de competențele și atitudinile personale, nu pe baze ierarhice. Suplimentar, membrii echipei vor face parte din echipă dor dacă pot contribui cu ceva la succesul echipei.  Astfel, leneșii și delăsătorii vor fi eliminați (sau se vor elimina singuri).

Dispare ideea de fișe de post și de organizare ierarhică și pe departamente. În companiile de azi, managerii angajează atitudini, nu competențe. Persoanele care sunt angajate sunt ulterior instruite pentru anumite competențe care au un termen de valabilitate; într-un viitor al companiei pot fi necesare altele.

Singurul lucru care contează într-o companie este satisfacerea clientului , iar sistemul social se va organiza în consecință. Sunt câteva metode prin care se face acest lucru: forecast thinking – gândire înainte și design thinking – empatie cu clientul, iar acest lucru nu se poate face într-o companie rigidă. Compania trebuie să fie flexibilă și Agile, iar acest lucru trebuie să se reflecte în strategia companiei.

Ce este strategia, în articolul următor.

Firma este un sistem unitar de pe urma căruia toată lumea trebuie să câștige bani. Când zic „toată lumea” înțeleg, real, toată lumea: proprietarii (în primul rând), angajații, furnizorii, clienții, statul (într-o economie normală, statul trebuie să fie un partener cinstit de afaceri, nu un dușman imprevizibil cum e al nostru).

Teoria

Teoria economică zice că sunt trei factori de producție: munca (care primește salariul), natura (care primește chirie sau amortizare) și capitalul (care primește dobândă). De fapt, mai este unul, deseori neglijat, dar este primul cel care trebuie să câștige bani: proprietarul, antreprenorul, cel care pune la un loc primii trei factori de producție pentru ca el să câștige bani. Prin acest lucru, antreprenorul își asumă un risc care trebuie recompensat. Recompensa acestui risc de numește dividend sau profit (dividendul rezultă din profit). 

Așadar, atunci când creați o firmă, trebuie să vă gândiți, în primul rând, la felul în care firma va câștiga bani. Dacă va câștiga firma, veți câștiga și Dvs. (chiar dacă sunteți două entități complet diferite, și banii firmei sunt banii firmei și banii Dvs. sunt separați – o să scriu un articol separat pe tema asta).

Practica

Eu sunt practician: contrar ideilor de management clasice, vă recomand să nu pierdeți foarte mult timp cu planificarea: lumea se schimbă mai repede decât puteți să planificați. Dacă aveți o idee de afacere, faceți repede un prototip, testați-o pe câțiva oameni care s-ar potrivi drept clienți, apoi începeți să o vindeți. Dacă rezultatele apar rapid, atunci satisfacția va fi foarte mare și vă va încuraja să continuați. Dacă nu apar, atunci nu pierdeți bani mulți și vă puteți reorienta rapid.

Firma este, în același timp, un sistem de producție (trebuie să facă bani) dar și un sistem social (trebuie să aveți grijă de angajații Dvs.) . Dacă sunt corect constituite, cele două sisteme se vor potența unul pe celălalt.

Despre cum să păstrați echilibrul și, în general, cum să conduceți o firmă, în articolul următor.

Succes în business!