5 mituri despre bugetare

5 mituri despre bugetare care arată cât de importantă este bugetarea ca să știi permanent unde ești și cât de sănătos este business-ul tău.

1. Bugetarea e inutilă, oricum muncim și piața e importantă

Una din multele aserțiuni pe care le aud este că bugetarea nu e importantă, că oricum muncim, piața este importantă, avem costuri care trebuie să fie acoperite și că degeaba facem bugetare dacă piața ne contrazice. Să le luăm puțin pe rând:

  1. Bugetarea este importantă pentru că trebuie să știi ce costuri vei avea, când or să apară aceste costuri, cine le va genera, etc. De asemenea, e important pe partea celalată, a veniturilor, să știi cum vei acoperi aceste costuri, de la ce clienți potențiali. Îi denumesc potențiali pentru că sunt clienți viitori, dezirabili, care nu sunt clienți încă.
  2. Oricum muncim – da, tragem de piață, producem, vindem către clienți dar, așa cum am scris mai sus trebuie să știm cât și ce producem, cu ce costuri și pentru cine.
  3. Avem costuri care trebuie acoperite – complet de acord, dar trebuie să știm ce costuri avem, în ce măsură sunt acoperite de venituri, ce venituri acoperă ce costuri. Este posibil să ai un client care nu acoperă toate costurile generate chiar de el, dar să fie un client strategic; și atunci trebuie să știi ce alt client va acoperi costurile neacoperite de primul client.
  4. Piața poate contrazice bugetarea – evident, este imposibil să prevezi viitorul. Clienții la care te aștepți pot să nu cumpere de la tine; poți să faci investiții care să se dovedească ne-rentabile. Sau, dimpotrivă, să ai cereri de la clienți pe care să nu le poți onora, pentru că nu ești pregătit, infrastructura de producție sau servicii nu face față și clienții ăia decid să cumpere din altă parte.

2. În vremurile astea, bugetarea e nerelevantă

Acesta este al doilea din cele 5 mituri despre bugetare pe care le aud deseori. Bugetarea este relevantă în orice vremuri. Într-adevăr, vremurile de acum se schimbă mai mult decât oricând și companiile trebuie să fie pregătite să facă față multor schimbări rapide și dese. De multe ori lucrurile se schimbă de câteva ori până când ajung în punctul inițial. Faci tot felul de modificări și te dai jos la aceeași stație. Asta înseamnă că și bugetarea trebuie să țină pasul cu schimbările cu pricina și să fie pregătită. Pregătirea se face prin scenarii, prin întrebări de tipul “dar dacă?” astfel încât să surprinzi în cifre cele mai multe dintre scenariile posibile.

3. Bugetarea operativă nu are legătură cu strategia

Bugetarea operativă trebuie să fie strâns ancorată în strategie. Viziunea managerului (adică felul în care vede el compania peste o perioadă de timp) trebuie să fie tradusă în cifre. Ca să ajungă acolo unde spune viziunea, atunci trebuie să fie niște costuri, niște investiții, niște clienți, niște venituri. Trebuie să vezi care sunt obstacolele pe care ți le pune în cale concurența și care este modul în care te strecori printre obstacole pentru a ajunge la clienți. De multe ori, ăsta este unul dintre mituri care se ascunde printre celelalte 5 mituri despre bugetare, nu e exprimat clar.

4. Bugetarea n-ar trebui să fie complicată

Acesta este al 4-lea din cele 5 mituri despre bugetare și poziția nu e întâmplătoare; mulți manageri spun că se pot apuca de realizarea bugetării prin ultimele zile ale lui decembrie, că nu e ceva foarte complicat. Doar iei cifrele din anul trecut și le înmulțești cu 5 sau cu 10%, nu e mare lucru. E puțin mai mult decât atât. Bugetare corectă înseamnă separarea business-ului pe zone de business și fiecare zonă pe tipuri de cheltuieli. Apoi trebuie să te întrebi dacă fiecare zonă va continua la fel ca în anul (sau perioada) trecut(ă) sau va fi fundamental diferit. Dacă zona de business va merge în aceeași direcție, cu aceleași tipuri de costuri și clienți, atunci se poate aplica un model de bugetare incrementală (sau decrementală). Dacă zona de business (sau tot business-ul) se schimbă (pentru că se schimbă viziunea), atunci trebuie aplicat un model de bugetare de bază 0. Adică se șterge tot ce era până atunci și se ia de la 0, de la pagina goală. Din experiența mea, aproape toate bugetările sunt o combinație între cele două. Sunt multe zone de business sau structuri de costuri care se păstrează de la perioadă la perioadă, sunt altele care se pornesc de la 0.

Bugetarea oricum e contabilitate și există

Contabilitatea este un sistem care adună și numără chestii care s-au înâmplat deja. Bugetarea este instrument de previzionare. Contabilitatea pune toate costurile la un loc (ex. de cont – “cheltuieli cu combustibilii”) în timp ce bugetarea ar trebui să estimeze cât consumă fiecare mașină din firmă pe baza unor estimări de deplasări (unde se duce fiecare coleg, la ce client, la ce furnizor, de câte ori, etc.). Asta este ce ar trebui să facă bugetarea, nu să fie contabilitate. Fiecare are scopul său. Faptul că există contabilitate în firmă (și există, că e cerință legală) nu înseamnă că bugetarea este implicită.

Astea sunt cele 5 mituri despre bugetare pe care voiam să le demontez și să înțelegeți că nu te poți așeza la volanul firmei liniștit dacă nu știi cum trebuie să mergi acolo unde vrei să ajungi. Vă doresc succes în business!